Dicen las estadísticas que una empresa promedio hace más de 5 copias de cada documento en papel y “pierde” 1 de cada 20 documentos. No hay duda, por tanto, de que los procesos manuales de gestión de documentos son caros, ineficaces y exigen una gran cantidad de tiempo a los empleados.
Una solución de captura, procesamiento y enrutamiento de documentación va a permitir a cualquier empresa convertir sus documentos en papel en información digitalizada, que posteriormente será más fácil de buscar y gestionar. Este tipo de aplicaciones son apropiadas para empresas de cualquier tamaño que desean eliminar el tratamiento manual de sus documentos, ya sean facturas, albaranes, partes de trabajo, certificados de servicio o formularios de pedido, por poner algunos ejemplos.
Además el funcionamiento es simple, estos son los pasos:
- Captura: La captura de documentación se hace directamente desde los dispositivos multifunción, aunque también podría iniciarse desde mensajes de correo electrónico, servidores de fax, carpetas de red, escritorio del PC, aplicaciones de Microsoft Office y otros orígenes.
- Procesamiento: A continuación, la información capturada se procesa según el flujo de trabajo definido. Las imágenes escaneadas se pueden mejorar para aumentar la legibilidad, el texto se puede convertir en información electrónica editable, los códigos de barras se pueden leer, uno o varios datos de los documentos se pueden extraer mediante OCR zonal, etc.
- Distribución: Una vez que se completa el procesado, los documentos se distribuyen a cualquier número de destinos, que pueden ser carpetas de red, sitios FTP, correo electrónico, fax, almacenamiento en un sistema de gestión documental (DMS) e, incluso, en varios destinos de forma simultánea.
Y todo esto se realiza sin esfuerzo para el personal de la empresa, con tan sólo pulsar un botón en el panel frontal del dispositivo multifunción. Así de sencillo. El flujo de trabajo se inicia de inmediato, asegurando que la información va a donde se desea que vaya, con rapidez y precisión.
Sólo queda indicar, como resumen final, algunos beneficios al implantar una solución de este tipo en una empresa:
- Se elimina la pérdida de documentos.
- Se reducen los errores derivados de la gestión manual.
- Se mejora la seguridad de acceso a la documentación.
- Se reducen los tiempos y costes de manipulado de documentos.
- Y se mejora la comunicación interna de información.