A pesar de estar inmersos en plena era tecnológica, todavía muchas empresas tienen pendiente digitalizar sus archivos antiguos. Al mismo tiempo, en muchas ocasiones es difícil también mantener al día en formato electrónico todo lo referido a albaranes, facturas y otra documentación que recibimos sólo en papel. Ambas cuestiones son importantes para la compañía. Sabemos por experiencia propia que hemos de tener varias copias de todo el material documental importante. ¿Quién no ha tenido algún tipo de accidente en esta parcela? Archivadores que se pierden, facturas que no se localizan o archivos que han sufrido algún percance como una inundación. Por eso es muy importante mantener un archivo digital. Y para ello, el departamento encargado de esta cuestión debe contar con fotocopiadoras con escáner que le permita desarrollar su labor con la mejor calidad y con todas las facilidades.
Digitalizar todo el archivo con un buen plan
Hay muchos tipos de empresa a los que les interesa mantener sus archivos antiguos también en formato digital. Es el caso de los medios de comunicación en prensa escrita, por ejemplo, que cuentan con fotografías y ejemplares de muchas décadas no siempre almacenados en las mejores condiciones. También puede ocurrir en distintos tipos de instituciones históricas o culturales con fondos bibliográficos o documentales. Ocurre también en el caso de compañías con muchos años de rodaje, que han atravesado diferentes épocas en el tiempo y generado una gran cantidad de material en papel. Un legado muy importante que no ha de perderse. Por ello, todas estas iniciativas deben plantearse un plan con el que poco a poco ir llevando a cabo la digitalización de sus archivos.
Una de las primeras cosas que se ha de tener en cuenta es contar con la maquinaria necesaria para llevar a cabo esta labor con todas las garantías y facilidades. Por ello, es buena idea adquirir o alquilar fotocopiadoras con escáner con las que los empleados puedan trabajar a diario. Entre las funciones que podemos encontrar en la parcela de transformar papel en archivos digitales hemos de tener en cuenta la resolución, la velocidad de escaneado (vital en procesos tan largos) los modos de escaneo y los formatos en los que puede guardarse la versión electrónica.
Mantener al día toda la documentación de la empresa
Con las obligaciones y las prisas del día a día, no todas las empresas son minuciosas con la organización de sus documentos. Sin embargo, se trata de una cuestión muy importante a la que hay que dedicar recursos de personal y económicos. Los administrativos (o en su defecto la persona encargada de este área) deben disponer de tiempo suficiente para mantener los archivos digitales de la empresa. Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones recibimos albaranes, facturas y otros documentos importantes de forma cotidiana sólo en papel. Y el hecho de que no hagamos una copia de seguridad en formato digital puede acarrearnos más de un problema en el futuro.
Es por ello que, al igual que en el caso expuesto anteriormente, la empresa debe plantearse el alquiler o la compra de equipos como fotocopiadoras con escáner de buena calidad con las que los empleados puedan trabajar con rapidez. Una forma de maximizar los tiempos y gestionar correctamente el archivo documental de la empresa.
Además, este tipo de equipación permite no sólo el escaneado, sino también la fotocopia en papel. De tal manera que si es necesario disponer de diversas copias de ciertos documentos para su firmado y envío de vuelta a quien corresponda, se podrá hacer también con el mismo equipo. Así, la inversión resulta doblemente productiva para la empresa.